HELSINKI365 näyttelyn järjestäminen

Facebook

Vuosi 2013 on hyvä aloittaa katselemalla hetki taaksepäin mitä on tullut tehtyä. Väistämättä vuoden 2012 isoin rypistys oli tietenkin henkilökohtainen HELSINKI365 projektini. Projektissa julkaisin joka päivälle Helsinki-aiheisen kuvan. Kaikki 366 kuvaa voi käydä katsomassa vaikka diashowna Flickrissä. Itse projektin tarkempi analysointi tarvitsee vielä lisää kypsyttelyaikaa.

Syyskuussa minulle tarjoutui mahdollisuus pitää näyttely HELSINKI365 kuvistani Café Köketissä, aivan Helsingin keskustassa. Vaikka en aikaisemmin ole järjestänyt yksityisnäyttelyä, tilaisuudesta oli mahdoton kieltäytyä. Minulla oli käytännössä 6 viikkoa aikaa koota näyttely. Haaste oli heitetty ja otettu vastaan. Painotan, että olen vieläkin kaikkea muuta kuin kokenut, mutta yritän listata hieman asioita, joita tulee ottaa huomioon. Omalle henkiselle mentorille Marko Hämäläiselle iso kiitos vinkeistä joita häneltä sain. Tunnen velvollisuutta jakaa kokemuksiani muille, jotka mahdollisesti ovat samanlaisessa tilanteessa. Asiat eivät ole totuuksia, vaan perustuvat omiin kokemuksiin ja huomioihin. Tämän lisäksi kannattaa ehdottomasti kysyä vinkkejä myös muilta, kokeneemmilta, kuvaajilta.

1. Projekti
Kaikki lähtee siitä, että on olemassa kuvia joiden ympärille näyttely rakentaa. Itselläni oli jo HELSINKI365 projektin alusta asti tavoitteena koota tulevista kuvista näyttely.

H365_0743_c_jussi_hellsten
Teetin tammi-heinäkuun kuvista 10-kuvat helpottamaan valintatyötä.

H365_0740_c_jussi_hellsten

2. Tila
Ilman tilaa ei ole näyttelyä. Useilla gallerioilla on hyvin pitkät hakuajat, joka tulee huomioida. Mutta näyttelyitä voi järjestetään myös muissa tiloissa. Erilaiset julkiset tilat kuten kirjastot, ravintolat ja kahvilat keräävät paljon väkeä, jotka eivät ehkä muuten olisi tulleet kuvia katsomaan. Itseäni kiehtoi Köketissä kaupunkiympäristössä ja kaupungista otettujen kuvien tuominen siihen samaiseen miljööseen.

3. Kuvavalinnat
Tila määrittää myös kuvien koon ja määrän. Tarkat mitat tulee olla tiedossa, että kuvien määrän laskeminen on mahdollista. Mitä tarkemmin määrät ovat tiedossa, sitä helpommin seuraavat vaiheet onnistuvat.
Kuvien valinta, eli editointi, on oma taiteenlajinsa. Itse ainakin tarvin tässä vielä kovasti oppia. Näyttelyn kuvien tulee muodostaa kokonaisuus joka keskustelee keskenään, hengittää ja elää, kiinnostaa ja herättää tunteita. Kuvien valinnassa kannattaa ehdottomasti käyttää ulkopuolista apua jos vain mahdollista. Itse on kuitenkin niin sokea töilleen. Itse kokeilin mielenkiinnosta some-kuratointia. Latasin kaikki olemassaolevat HELSINKI365 kuvat Facebook-sivuille ja kehotin ihmisiä tykkäämään kuvista, jotka he haluaisivat nähdä näyttelyssä. Kuvien joukosta nousikin muutama yllättävä suosikki, joita en ehkä itse olisi noteerannut. Tapa ei ollut paras mahdollinen, mutta kokeiluna mielenkiintoinen.

4. Rahoitus
Näyttelyn järjestäminen on kallis operaatio. Galleriat perivät näyttelyistä vuokraa ja laadukkaiden kuvien teettäminen on hyvin kallista. Samoin kuin tilan kanssa, myös apurahaa tulee hakea hyvissä ajoin. Realistinen aika tila- ja apurahahakemuksille on 6-12 kuukautta. Oma 6 viikkoa ei ihan osunut tähän saumaan joten vaihtoehtoja on erilaiset ulkopuoliset rahoittajat (sponsorit) tai omarahoitus.
Otin ensimmäisenä yhteyttä eri valokuvatulostamoihin ja pyysin heiltä tarjousta. Tarjoukseen sisällytin tarkan määrän kuvista ja niiden toivotut koot.
Kun kustannusarvio on selvillä, on mahdollista lähestyä rahoittajia. Heille täytyy tehdä hyvin selkeä kirjallinen esitys siitä, mitä on tulossa, mitä tarvitaan ja miten he siitä hyötyvät. Rahoittajat/sponsorit voivat vastineeksi saada vaikkapa jonkun näyttelyn kuvista omalla seinälleen tai käyttää sitä omassa mainonnassaan. Mahdollisuuksia on monia – kunhan lopputulos tyydyttää molempia osapuolia.

5. Tulostus
Kuten edellisessä kappaleessa mainitsin, laadukkaat kuvat maksavat. Ellei tavoitteena ole tarkoituksellinen rouheus, kuvien laadusta ei kuitenkaan pidä tinkiä. Itse lähetin tarjouspyynnön kolmeen paikkaan ja kahdessa kävin vielä neuvottelemassa tarkemmin paperivalinnoista ja pohjustus/kehystysvaihtoehdoista. Oma valintani suuntautui Kotkaan Candy Store nimiseen yritykseen, joka tässä vuoden 2013 muuttaa hieman toimintaansa ja lanseeraa itsensä uudelleen Inch Of Ink nimellä. Kannattaa pitää nimi mielessä. Palaan tähän aiheeseen vielä erillisessä kirjoituksessa.
Näyttelyssä etenkin paperivalinnalla on suuri merkitys, miltä kuvat lopulta näyttävät. Kiiltävä, matta vai helmiäinen pinta; tekstuuria vai sileää; paperin väri jne. Oikeita vastauksia ei ole. Oma mieltymys ja ennen kaikkea kuvan todentaminen sellaisena, kuin sen itse mielessään näkee.
Kun kyvyllisesti ja rahallisesti sopiva kumppani löytyy tulee selvittää missä muodossa kuvat tulostukseen halutaan. Pyydetty koko, resoluutio, tiedostomuoto ja väriavaruus varmistavat sujuvan lopputuloksen. Itse tulostustilanteeseen kannattaa itse osallistua, jolloin mahdolliset värivirheet huomataan heti pienistä koepaloista ja hienosäätöä päästään tekemään.
Oma paperivalintani oli Tecco SMU300+ Semiglossy joka mielestäni toisti värit kauniisti ja toi kuvien terävyyden vahvasti esiin. Tulostuksen jälkeen kuvan pohjustettiin kapa-levylle. Pohjustuksessa olisin ollut vain tiellä ja se jätettiin ammattilaisten hoidettaviksi. Valmiit kuvat toimitettiin nätisti pakattuna Helsinkiin viikkoa ennen suunniteltua pystytysajankohtaa.

Tulostus

6. Mainonta ja lehdistötiedote
Oletusarvoisesti näyttelyn järjestäjä haluaa, että se kerää kävijöitä. Lehdistötiedote on kaiken informaation selkäranka. Sen pitää olla lyhyt ja ytimekäs. Ei runoilua eikä korulauseita – se kuulemma ennemmin ärsyttää toimittajia. Tiedotteen mukaan on hyvä laittaa joitakin esimerkkikuvia näyttelyn kuvista. Usein tämä on jonkinlainen näyttelyn avainkuva.
Lehdistötiedotteen lisäksi kannattaa käyttää luovuutta. Perinteisiä keinoja ovat julisteet ja flyerit/postikortit. Nykyaikana tehokas tapa on myös viedä mainonta nettiin. Itselläni tulostuskulut nousivat niin korkeiksi, että pääpaino mainostuksella oli etenkin sosiaalisessa mediassa: Facebookissa, Twitterissä ja eri valokuvafoorumeilla. Parin lehden menovinkkeihinkin yritin näyttelyn tietoa ehdottaa, mutta eivät kuulemma mainostaneet valokuvanäyttelyitä. Potentiaaliset mainostuskohteet kannattaa siis listata jo etukäteen ja lähettää täsmäiskuna mainosryöppy noin viikkoa ennen näyttelyn avautumista. Myös näyttelyn aikana kannattaa jatkaa mainosten lähettelyä.

Myös mainosjulisteiden ja flyerien painokustannuksista kannattaa neuvotella. Itse sain neuvoteltua erittäin hyvän diilin parin ison mainosjulisteen, näyttelyinfon ja myytävien postikorttien tulostuksesta. Perinteisten tekstipainotteisten mainosten lisäksi kannattaa miettiä, mitä muita keinoja on käytettävissä. Suurinosa ihmisistä vastaanottaa viestin kuvina tehokkaammin kuin tekstinä. Myös video toimii tekstiä paremmin. Tässä esimerkiksi Facebook-otsikkokuva, jota käytin omassa, ja valokuvasivuni profiilissa. Videot kuuluvat mainostus-osioon, mutta niistä myöhemmin lisää.

Mainostus
Mainosjuliste, käyntikortteja, postikortteja ja näyttelyinfoja.

7. Näyttelyn pystytys
Mikäli aikaisemmin suoritetut tilamittaukset ja suunnitelmat pitävät paikkansa, itse pystytys on suhteellisen nopea tapahtuma. Itselläni aikaa meni kaksi iltaa. Apuna oli ensimmäisenä iltana kaksi henkilöä, toisena yksi. Isompia kuvia en olisi yksin saanutkaan aseteltua. Jos kuvia on paljon, mittaamiseen ja reikäpaikkojen laskemiseen kannattaa tosiaan varata apuvoimia.
Koska omat kuvani olivat pohjustettu kapalevylle, ne kiinnitettiin vain kapaan painettavilla kapa-koukuilla jotka kiinnitin tauluihin ennen apuvoimien saapumista ja kahvilan sulkeutumista. Ohessa hieman kuvia puuhastelusta.

Näyttelyn pystytys

Näyttelyn pystytys

Näyttelyn pystytys

Näyttelyn pystytys

Näyttelyn pystytys

Näyttelyn pystytys

Näyttelyn pystytys

Näyttelyn pystytys

Tässä kohtaa käytin myös hyödyksi pientä GoPro kameraa joka kuvasi ensimmäisenä iltana intervallikuvauksena kuvasarjan pystytysoperaatiosta. Osin muistoksi itselleni ja osin myös teaseriksi nettiin.

8. Avajaiset
Avajaiset on näyttelyn kannalta tärkein yksittäinen tapahtuma. Onnistuakseen se vaatii ihmisiä ja jonkinlaista ohjelmaa. Myös ajankohta kannattaa miettiä tarkkaan. Onko suunniteltuna päivänä muita avajaisia, mihin aikaan avajaiset ovat – ehtiikö ihmiset töistä tai onko avajaiset liian myöhään jos seuraava päivä on työpäivä jne. Lehdistötiedotteessa kannattaa mainita avajaisajankohta ja siitä kannattaa lähettää lehdistölle vielä lähempänä muistutus. Kannattaa myös miettiä ovatko avajaiset kaikille avoimet vai suljettu tilaisuus. Onko kutsu avec?
Yleisin avajaispäivä on torstai. Samaisella viikolla oli torstaina useammat avajaiset ja näyttelyni avajaisten kanssa myös Café Köket piti tupareitaan, joten siirsimme päivän perjantaille. Tämä otettiin huomioon ohjelman kannalta ja pyrimme viihtyvyyteen ja mukavan perjantai-illan aloittelutunnelmaan. Köket järjesti syötävää (älyttömän hyvää olikin) ja yhdessä hankimme juomatarjoiluja. Avajaisissa soi musiikki joka luonnollisesti ei kaikkiin avajaisiin käy. Oma kokemukseni on, että toisinaan avajaisissa on liiankin harras tunnelma, vaikka kuvat olisivatkin “kevyempiä”. Kannattaa siis olla myös avajaisten suhteen mielikuvituksellinen ja välittää kuvien tunnelmaa muillakin keinoin.
Meille helpoin tapa kutsua ihmisiä, oli luoda Facebookissa sille oma tapahtuma. Facebookittomat ihmiset kutsuttiin sähköpostin ja tekstiviestin välityksellä.

Avajaiset
Näyttelyn mainosjuliste ja näyttelyinfo.

Myös avajaisista tuli taltioitua oheinen time-lapse-video.



9. Näyttelyn aikana
Myös näyttelyn aikana on mahdollista käyttää omaa luovuutta. Usein ihmisiä kiinnostaa kuulla kuvien synnystä ja mahdollisia “taiteilija-tapaamisia” voi järjestää pitkin näyttelyn aukioloaikaa. Tästä voi tiedottaa valokuvauksesta kiinnostuneita, kuten kameraseuroja tai opiskelijoita. Pienemmälläkin infoamisella kiinnostuneita varmasti löytyy ja osa gallerioista hoitaa tiedottamista myös itse esimerkiksi netissä.

Näyttelyn aikana täytyy myös huolehtia että esillä olevia näyttelyinfoja (+käyntikortteja ja muita jaossa olevia asioita) on saatavilla.

Näyttelyn aikana
Postikortit. Kuva: Minttu Hellsten

Näyttelyn aikana
Vieraskirja. Kuva: Minttu Hellsten

Näyttelyn aikana
Päivystämässä. Kuva: Arla Joensuu

Musiikki on ollut minulle aina tärkeää. Usein työskentelyäni kehystää oikeaan suuntaan vievä musiikki. Siksi upein yksittäinen lisäosio näyttelyyn oli Dermot Gallagherin luoma 16min musiikki-miksaus. Miksaukseen jokaiselle näyttelyn kuvalle oli tarkoin valittu yksi minuutin kestävä kappale, joka vie kuvan uudelle tasolle. Miksausta oli mahdollista kuunnella älypuhelimen välityksellä Soundcloudista samalla kun katseli kuvia Köketissä. Miksaus yhdistettynä näyttelyn kuviin ohessa.

10. Purku
Kaikki hyvä loppuu aikanaan. On kuvaajasta kiinni mitä hän näyttelykuville haluaa tehdä. Ne voi säästää tai myydä. Riippuen siitä, onko kuvat rajattuja painoksia, myyntihinta saattaa nousta hyvinkin korkeaksi. Itse koen, että minulla ei ole vielä tarpeeksi nimeä myydä rajattuja kuvamääriä tuhansien eurojen hinnalla. Noin kaksi viikkoa ennen näyttelyajankohdan päättymistä, pistin kaikki näyttelyssä olleet kuvat myyntiin suhteellisen huokeaan hintaan. Ostajien kanssa sovittiin noutoajankohta. Mikäli näyttely on tarkoitus (tai mahdollista) pitää myös muissa paikoissa, itse näyttelykuvia ei myydä, vaan niistä tehdään uudet vedokset – numeroituna tai ei.
Itselläni myynnin syy ei ollut, etten mahdollisesti aikoisi pitää HELSINKI365 sarjastani enää näyttelyä, vaan siksi, että Köketin näyttelyn kuvat olivat valintoja vain sarjan ensimmäisestä puoliskosta. Puolet kuvista jäivät vielä kokonaan koskematta. Yksittäisen näyttelyn purku on myös hyvä paikka miettiä mikä onnistui ja mikä ei ja vaikka listata asioita ylös seuraavaa näyttelyn järjestämistä varten. Itselläni heikoin kohta oli juuri lyhyt aika. Sitä olisi pitänyt olla reilusti enemmän. Etenkin yhteistyökumppanien etsintä jäi täysin kesken. Samoin mainostamiseen ja lehdistökontakeihin olisi pitänyt panostaa huomattavasti enemmän, vaikka näyttelyn kautta pääsinkin projektini kanssa YLE:n Strada-ohjelmaan. Ainakin toistaiseksi juttu on vielä katseltavissa Stradan sivuilla!

Jussi
Siskoni, Minttu Hellstenin ottama kuva pari päivää ennen näyttelyn päättymistä Café Köketin edestä.

Näin. Toivottavasti tämä antaa hieman kuvaa, mitä kaikkea näyttelyn järjestämiseen kuuluu. Otan ehdottoman mielelläni kommentteja vastaan ja tarvittaessa päivitän tekstiä, mikäli siitä löytyy aukkoja. Onnea näyttelyn järjestämiseen!



Leave a Reply